Cuántos de nosotros no hemos estado en una reunión de trabajo donde la energía está tan dispersa que una conclusión clara es imposible, y en la cual el costo de dios y la ayuda se requieren para avanzar? Todos hemos estado allí, así que entendemos lo molesto que puede ser.
El éxito de suproyecto u organización depende de la capacidad de programar reuniones con éxito y excelencia sin importar cuán hábiles seamos o cuán grande sea el proyecto. Nuestros recursos, tiempo y energía pueden desperdiciarse si no aprovechamos al máximo el enorme potencial que ofrecen estas reuniones. A pesar de las apariencias, una reunión bien planeada y ejecutada puede ser un lugar perfecto para intercambiar ideas, llegar a un consenso sobre decisiones críticas, encender nuevos caminos creativos y encontrar soluciones a la miríada de desafíos que seguramente surgirán durante la duración de nuestros proyectos.
Pero, cómo haces para hacer eso? Cómo se puede hacer una reunión más fructífera y eficaz? Echemos un vistazo más de cerca a esto.
Cómo hacer reuniones de manera más efectiva:
Si queremos tener una reunión productiva en el trabajo, debemos tener dos cosas en mente todo el tiempo, ¿por qué? Todos queremos sacar el máximo provecho de nuestras reuniones y no sentarnos allí por más tiempo. Por otro lado, la configuración y la organización de la reunión son dos cosas separadas que deben abordarse. En cuanto a la dinámica o la gestión de la misma, también está eso. Como podemos ver, una de las dificultades es preliminar y se relaciona con la planificación de la reunión. El segundo ocurre después, durante la propia reunión. Echemos un vistazo más de cerca a lo que cada uno de estos componentes tiene para ofrecer.
Diseño e Implementación de una reunión:
Este es un momento excelente para considerar la estructura general de la reunión o, mejor dicho, el flujo de sus muchos componentes.
Asegúrese de tener en cuenta que usted y su equipo pueden ser tan creativos como quieran ser… Como dijo Winston Churchill: “El que no planifica, planifica fracasar”. Como resultado, una de las primeras consideraciones será la duración de la conferencia en sí. Sin embargo, cuanto más tiempo les tome actuar, menos efectivo lo he dicho antes y lo diré de nuevo, pero el tiempo es el bien más valioso. Las reuniones tradicionales nunca deben durar más de una hora. Hay, por supuesto, una serie de variables que pueden cambiar eso. Los descansos o pausas que permitan a los participantes relajarse y aclarar sus mentes serán útiles si este proceso toma más tiempo de lo esperado. Sería contraproducente repetir este proceso con frecuencia.
Tendremos que averiguar exactamente lo que queremos lograr antes de la reunión. ¿Cómo pretende lograr sus objetivos? ¿Cuál es la situación? ¿Cuáles son nuestros planes actuales para obtenerlos? Esto debe quedar claro desde el principio, de lo contrario corremos el riesgo de la temida dispersión.
Los asistentes/empleados a la reunión son un detalle crítico adicional a aclarar. Un gran número de individuos crea una mayor complejidad y, por lo tanto, una mayor dificultad para tomar decisiones y encontrar soluciones. Que solo estén presentes aquellos que realmente necesitan estar allí. Es mejor realizar varias reuniones bien organizadas en lugar de una sola grande que sea caótica e ineficaz.
Dinámica y gestión de la reunión:
Ser dinámico y creativo en la administración de tus reuniones a veces puede ser lo más alejado de tu mente, ¿verdad? Bueno, puedo decirle que con un poco de tecnología y planificación simples, puede hacer que la gente se entusiasme por poner un pie en su espacio de reunión. Podemos empezar por establecer el contenido y la organización de la reunión, que obviamente es lo más importante del mundo. Centrarse en los problemas más críticos y aplazar la discusión de los menos significativos para más adelante es clave. Una gran clave… No permita que la reunión se salga por la tangente o perderá o podría perder todo el tiempo de la reunión. Las personas en su propia naturaleza se aburren, lo que crea una oportunidad para que su mente vaya a otros lugares. Trate de mantener las cosas interesantes. Para que todos puedan participar, habrá que establecer una dinámica de participación, ya sea mediante un sistema de turno de palabra, un sistema de interacción o un moderador. Utilice televisores, herramientas de presentación, PowerPoint, música o cualquier otra cosa que tenga a su disposición para que la reunión sea más interesante. ¡Eso puede marcar la diferencia entre una reunión productiva y una aburrida en la que todos esperan ansiosamente el final de la sesión!
Al final de la reunión, asegúrese de proporcionar tiempo para preguntas y proporcione una descripción general de lo que se discutió. Con ese fin, no sea reacio a mencionarlo más temprano que tarde en la reunión. Independientemente de dónde coloque esta reunión rápida como grupo, podremos obtener alguna dirección y aclarar nuestros pensamientos. Un documento despues a la reunión que describa los pasos y las conclusiones acordadas también es fundamental. Un poco exagerado, pero si el grupo decide que es necesario, puede ser muy beneficioso. Eso, sin duda, aumentará las apuestas de su reunión.
El sitio de la reunión:
Este factor puede ser más esencial para ciertas personas que para otras. Online o presencial: ¿Cuál será? Depende de dónde vayas a hacer tu trabajo. Todo esto repercutirá en la dinámica de la reunión, y será más fascinante realizar la reunión en un lugar u otro según nuestros objetivos. Seamos honestos: cuanto más puedas eliminar las distracciones fuera de la sala de conferencias, mejor. En el C-Suite, así como en los niveles inferiores de gestión, esto es cierto A pesar de esto, siempre tratamos de informar a las partes involucradas lo antes posible y, si es posible, esbozar los temas principales de la reunión con anticipación, si es posible. Siempre es una buena idea enviar un correo electrónico el día anterior. En el correo electrónico se pueden incluir detalles sobre cómo llegar al sitio de la reunión, temas importantes para el debate e incluso biografías de los asistentes. Y al hacerlo, está sentando las bases para una reunión que transcurre sin problemas y de acuerdo con el plan. Antes de la reunión, es fundamental enfatizar la importancia de llegar a tiempo y estar bien preparado. Todos deben presentarse a tiempo y preparados para completar sus tareas. Muchos países tienen dificultades para lograr este objetivo!
Cómo podemos apoyarles:
Encontrará el mayor lugar de trabajo compartido en Co.Labor, tanto si necesita como una sala de conferencia, un conjunto de oficinas o simplemente un lugar para descansar con su portátil.
• Construidos únicos
• Limpieza de oficina cada noche
• Cocinas in situ
• Mantenga a un profesional Apariencia
• La impresión en blanco y negro es ilimitada.
• Internet de alta velocidad y Wi-Fi
• Acceso a una cafetería sin tener que dejar espacio
• Aperitivos, fruta fresca y desayuno semanal
• Agua, refrescos y café gratuitos.
Quieres saber más acerca de nuestros espacios que podría facilitar sus eventos o las reuniónes? Dejanos saber a traves nuestros canales de medios y nuestro equipo le apoyará en averiguando a que está disponible. Co.Labor es un espacio coworking con una variedad de puestos del trabajo y salas de eventos para una variedad de grupos.
